Documents : rédiger, restructurer, mettre aux normes

Vous avez trois pages de notes, un rapport à rendre, et rien qui ressemble à un document. Aujourd'hui, vous passez des notes au texte structuré : un titre, des parties, une conclusion qui dit la suite. Puis vous le mettez en forme dans Docs ou dans Word, sans rien payer.

Objectif : À la fin, vous saurez faire un document propre à partir de simples notes, dans Google Docs ou dans Word.

La vidéo

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Transcription (le texte de la vidéo)

Dans cette leçon, vous transformez des notes en désordre en un document propre. Un titre, des parties, une conclusion qui dit la suite. À la fin, vous saurez le faire dans Google Docs ou dans Word, sans rien payer.

Un document se juge en dix secondes. Le lecteur cherche de quoi cela parle, pourquoi il doit le lire, et ce qu'on attend de lui. D'où toujours la même ossature. Un titre qui annonce le contenu. Trois lignes d'introduction. Des parties dont les titres se lisent seuls. Une idée par paragraphe. Une conclusion qui dit ce qui se passe ensuite. Cette ossature, l'IA la connaît par cœur. Ce qu'elle ne connaît pas, ce sont vos chiffres et le modèle de votre maison. La structure vient d'elle, les faits viennent de vous.

La demande la plus utile n'est pas écrivez un rapport. C'est rangez ces notes. Quand vous demandez d'écrire, l'IA invente le contenu manquant. Quand vous demandez d'organiser, elle travaille sur votre matière. Ajoutez donc toujours la même consigne. N'ajoutez aucun fait ni aucun chiffre absent de mes notes, et si une partie manque de matière, écrivez à compléter. Attention à un piège fréquent. En reformulant, l'IA perd parfois un détail. Gardez vos notes ouvertes à côté et cherchez d'abord ce qui a disparu.

Regardez l'écran. Nous collons deux pages de notes pour le rapport d'activité d'une association sportive. Nous demandons un titre, une introduction, trois parties et une conclusion, sans aucun fait ajouté. L'IA répond proprement. Elle écrit à compléter là où le chiffre des cotisations nous manquait : c'est exactement ce que nous voulions. Nous vérifions les quatre-vingt-quatre membres dans nos notes, puis les soixante-dix-neuf de l'an dernier. Une phrase a disparu, sur la salle du mardi indisponible en juin. Nous la remettons nous-mêmes. Puis nous collons le tout dans Google Docs et nous appliquons les styles.

À vous maintenant. Prenez de vraies notes en désordre. Collez-les dans votre assistant, sans les noms ni les données confidentielles, et demandez-lui de les ranger. Relisez avec vos notes à côté, en cherchant ce qui a disparu. Puis mettez le texte dans Docs ou dans Word, appliquez les styles de titre et insérez une table des matières. Vous ne pouvez rien casser.

Retenez ceci. Je demande de ranger, pas d'écrire. Je relis en cherchant ce qui a disparu autant que ce qui a été ajouté. Et je mets en forme avec des styles, jamais avec du gras posé à la main. À la prochaine leçon, nous entrons dans les tableurs : une formule décrite en français, obtenue en dix secondes, et vérifiée sur trois lignes.

L'idée

L'IA range mes notes en parties et en titres. Moi, je garde mes faits, mes chiffres et le modèle de ma maison.

La démonstration

Voici l'exemple, entièrement fait sous vos yeux, avant que vous ne le fassiez vous-même.

Nous avons deux pages de notes pour le rapport d'activité d'une association sportive. Des chiffres, des dates, des remarques dans le désordre. Nous les collons dans ChatGPT, sans les noms des membres.

Notre demande : « Rangez ces notes en un rapport d'activité de deux pages. Un titre, une introduction de trois lignes, trois parties avec des titres, une conclusion qui annonce la suite. N'ajoutez aucun fait, aucun chiffre et aucun exemple qui ne soit dans mes notes. Si une partie manque de matière, écrivez à compléter. »

Exemple de réponse : « Rapport d'activité 2026. Introduction : la saison a réuni 84 membres, contre 79 l'an dernier, autour de trois activités. Partie 1, la vie du club : deux nouveaux créneaux, un entraîneur formé. Partie 2, les finances : à compléter. Partie 3, les événements : la sortie d'octobre a rassemblé 40 participants. Conclusion : le comité propose de reconduire les trois créneaux et soumettra le budget en mars. »

Nous relisons avec nos notes à côté. Les 84 membres sont exacts. Les 79 de l'an dernier aussi. La mention « à compléter » nous rend service : nous avions oublié le chiffre des cotisations. En revanche, une phrase a disparu : la salle du mardi n'est plus disponible en juin. Nous la remettons dans la partie 1. Puis nous collons le tout dans Google Docs et nous appliquons les styles Titre 1 et Titre 2. La table des matières se construit seule.

L'exercice guidé

Vous ne pouvez rien casser.

Vous ne pouvez rien casser. 1. Rassemblez de vraies notes en désordre : un compte rendu à écrire, un rapport, une note interne. 2. Collez-les dans votre assistant avec la demande ci-dessus, après avoir retiré les noms et les données confidentielles. 3. Relisez avec vos notes ouvertes à côté : cherchez d'abord ce qui a disparu, puis vérifiez chaque chiffre un par un. 4. Copiez le texte dans Google Docs ou Word en ligne, et appliquez les styles Titre 1 et Titre 2 au lieu du gras. 5. Insérez une table des matières et vérifiez qu'elle reprend bien tous vos titres.

La consigne à copier :

Voici mes notes : [collez vos notes brutes, sans les noms de personnes ni les données confidentielles]. Rangez-les en un document de [deux] pages destiné à [le comité, ma responsable, les membres]. Structure attendue : un titre, une introduction de trois lignes, [trois] parties avec des titres qui se lisent seuls, une conclusion qui dit ce qui se passe ensuite. N'ajoutez aucun fait, aucun chiffre et aucun exemple qui ne soit dans mes notes. Si une partie manque de matière, écrivez « à compléter ». Un ton [neutre et professionnel].

Trois vérifications

Cochez chaque phrase quand elle est vraie pour vous :

Je vois un titre, une introduction de trois lignes, des parties titrées et une conclusion qui annonce la suite.
Je vois que chaque chiffre du document se retrouve dans mes notes d'origine.
Je vois la mention « à compléter » là où mes notes manquaient de matière, plutôt qu'une phrase inventée.
Je vois que la table des matières s'est construite seule à partir des styles.

Le quiz de la leçon

5 questions. La réponse est expliquée tout de suite. Vous pouvez réessayer autant de fois que vous voulez : aucune note n'est gardée.

1. Vous avez trois pages de notes pour un rapport. Quelle demande donne le meilleur résultat ?

2. Le document produit est excellent, mais une phrase de vos notes a disparu : la salle du mardi n'est plus libre en juin. Que faites-vous ?

3. Une partie du rapport manque de matière : vous n'avez pas le chiffre des cotisations. Que doit faire l'IA ?

4. Vous voulez utiliser le Copilot qui se trouve directement dans Word, sur votre poste. Que devez-vous vérifier ?

5. Vous mettez le document en forme dans Google Docs. Comment traitez-vous les titres de parties ?

Garder votre place

Et maintenant

D'ici demain, ouvrez un document que vous avez écrit récemment et appliquez-lui les styles Titre 1 et Titre 2, puis insérez une table des matières. Cinq minutes suffisent, et vous garderez l'habitude. Nous vous reposerons une question dans 3 jours.

Comment avez-vous trouvé cette leçon ?

Deux questions, dix secondes. Vos réponses servent à corriger les leçons suivantes : c'est notre seul moyen de savoir ce qui passe mal.

Les mots de cette leçon

Style: Un format nommé (Titre 1, Titre 2, Normal) que l'on applique à un paragraphe, au lieu de le mettre en forme à la main.
Table des matières: La liste des parties, construite automatiquement à partir des styles de titre, et mise à jour d'un clic.
Restructurer: Réorganiser une matière existante en parties et en titres, sans y ajouter de contenu nouveau.
Modèle: Le document type de votre entreprise ou de votre association : son plan, ses rubriques, sa présentation.
Copilot: L'IA de Microsoft. La version gratuite vit sur son site, dans Windows et dans Edge ; celle qui est intégrée à Word demande un abonnement Microsoft 365.

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