Réunions : transcrire, résumer, lister les actions

Une réunion d'une heure produit dix minutes d'informations utiles. Le reste se perd, faute de temps pour écrire. Aujourd'hui, vous repartez avec un compte rendu complet : les décisions, les actions, un responsable et une date pour chacune. Et vous demandez l'accord avant d'enregistrer quoi que ce soit.

Objectif : À la fin, vous saurez obtenir un compte rendu avec les décisions et les actions à partir d'un enregistrement, avec l'accord des participants.

La vidéo

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Transcription (le texte de la vidéo)

Dans cette leçon, vous transformez une réunion en compte rendu. Les décisions, les actions, un responsable et une date pour chacune. À la fin, vous saurez obtenir ce document à partir d'un enregistrement ou de vos notes, avec l'accord des participants.

Un enregistrement de réunion contient la voix de chaque personne présente. En Suisse comme en France, enregistrer sans l'accord des participants est interdit. Ce n'est donc pas seulement une question de politesse. Vous annoncez au début ce que vous faites, pourquoi, et quand le fichier sera effacé. Vous notez cet accord en tête du compte rendu. Si une personne refuse, vous prenez des notes. Et une réunion qui parle de salaires, de personnes ou de santé ne s'enregistre pas à la légère.

Pour résumer, l'IA a besoin d'un texte. Trois chemins existent. La transcription automatique de Teams, Meet ou Zoom, qui dépend de votre abonnement et de votre organisation. L'envoi du fichier à votre assistant, gratuit mais limité à quelques envois par jour. Et le chemin qui ne coûte rien : à la fin de la réunion, vous dictez un résumé de trois minutes dans votre téléphone. La dictée est gratuite partout. Elle vous oblige à trier pendant que vous vous souvenez, et la voix des autres ne quitte pas la salle.

Regardez l'écran. Après une réunion de comité, nous dictons trois minutes de notes et nous les collons dans l'assistant. Nous demandons quatre rubriques : présents, décisions, actions avec responsable et date, points ouverts. Nous ajoutons une consigne : n'inventez aucun responsable absent de mes notes. L'IA répond proprement. Une ligne nous arrête : elle attribue la rédaction de l'invitation à la personne la plus citée. Personne ne s'était proposé. Nous corrigeons en responsable à désigner. Puis nous remettons les prénoms dans notre document et nous envoyons le compte rendu.

À vous maintenant. Prenez une réunion récente, même courte. Dictez dans votre téléphone ce dont vous vous souvenez. Collez ce texte dans votre assistant avec les noms en initiales, et demandez les quatre rubriques. Puis comparez chaque action avec vos notes et rayez tout ce que vous n'avez pas dicté. Vous ne pouvez rien casser.

Retenez ceci. On demande l'accord avant d'enregistrer, toujours. L'IA range la parole en décisions et en actions, mais elle comble les trous quand elle en trouve. Une action porte un nom, un verbe et une date, sinon ce n'est qu'un souhait. À la prochaine leçon, nous ferons un document propre à partir de simples notes, dans Docs ou dans Word.

L'idée

L'accord d'abord, l'enregistrement ensuite : l'IA transforme la parole en décisions et en actions, que je relis avant d'envoyer.

La démonstration

Voici l'exemple, entièrement fait sous vos yeux, avant que vous ne le fassiez vous-même.

Une réunion de comité d'association vient de finir. Nous avons annoncé l'enregistrement, chacun a donné son accord. Transcrire une heure de son prendrait trop de temps. Nous dictons donc un résumé de trois minutes dans le téléphone. Nous collons ce texte parlé dans ChatGPT, avec les prénoms remplacés par des initiales.

Notre demande : « Voici mes notes dictées après une réunion de comité. Rédigez un compte rendu en quatre rubriques : présents, décisions, actions avec un responsable et une date, points ouverts. N'inventez aucune décision ni aucun responsable absent de mes notes. Si une action n'a pas de responsable, écrivez responsable à désigner. Moins de 300 mots. »

Exemple de réponse : « Présents : [A], [B], [C]. Décisions : la sortie annuelle aura lieu le 12 octobre ; le tarif reste à quinze francs. Actions : [A] réserve le car avant le 20 septembre ; [B] rédige l'invitation, responsable à désigner pour l'envoi. Points ouverts : le lieu du repas, le nombre d'accompagnants. »

Nous relisons. Le tarif est exact, la date aussi. Une ligne nous arrête : « [B] rédige l'invitation ». Dans nos notes, personne ne s'était proposé. L'IA a choisi la personne la plus citée. Nous corrigeons en « invitation à rédiger, responsable à désigner ». Nous ajoutons l'accord d'enregistrement en tête, puis nous envoyons le compte rendu aux trois participants, avec deux jours pour corriger.

L'exercice guidé

Vous ne pouvez rien casser.

Vous ne pouvez rien casser. 1. Prenez une réunion récente, même de vingt minutes, et dictez dans votre téléphone ce dont vous vous souvenez : décisions, actions, questions ouvertes. 2. Collez ce texte dans votre assistant avec la demande ci-dessus, en remplaçant les noms par des initiales. 3. Comparez chaque action proposée avec vos notes : rayez toute action, date ou personne que vous n'avez pas dictée. 4. Remettez les prénoms complets dans votre traitement de texte, hors de l'IA, et envoyez le compte rendu aux participants pour correction.

La consigne à copier :

Voici mes notes de réunion : [collez vos notes, ou le résumé que vous avez dicté, avec les noms remplacés par des initiales]. Rédigez un compte rendu en quatre rubriques. Présents. Décisions prises, une par ligne. Actions, avec pour chacune un responsable et une date d'échéance. Points restés ouverts. N'inventez aucune décision, aucune date ni aucun responsable qui ne figure pas dans mes notes. Si une action n'a pas de responsable, écrivez « responsable à désigner ». Moins de [300] mots, un ton neutre.

Trois vérifications

Cochez chaque phrase quand elle est vraie pour vous :

Je vois quatre rubriques distinctes : présents, décisions, actions, points ouverts.
Je vois que chaque action porte un nom et une date, ou la mention « responsable à désigner ».
Je vois que rien ne figure dans le compte rendu qui ne soit dans mes notes.
Je vois que les prénoms complets ont été remis hors de l'IA, dans mon document.

Le quiz de la leçon

5 questions. La réponse est expliquée tout de suite. Vous pouvez réessayer autant de fois que vous voulez : aucune note n'est gardée.

1. Vous ouvrez une réunion d'équipe et voulez l'enregistrer pour le compte rendu. Que faites-vous en premier ?

2. Le compte rendu produit indique : « [B] rédige l'invitation avant le 30 mars ». Personne ne s'est proposé pendant la réunion. Que faites-vous ?

3. Vous n'avez ni transcription automatique ni quota disponible sur votre assistant. La réunion est finie. Que faites-vous ?

4. La réunion porte sur la situation d'une salariée en arrêt maladie. Votre collègue propose d'enregistrer pour gagner du temps. Que répondez-vous ?

5. Le compte rendu est relu et corrigé. Quel geste vient ensuite, avant de passer à autre chose ?

Garder votre place

Et maintenant

D'ici demain, préparez la phrase que vous direz avant votre prochaine réunion : ce que vous enregistrez, pourquoi, et quand le fichier sera effacé. Trois lignes suffisent, gardez-les dans une note du téléphone. Nous vous reposerons une question dans 3 jours.

Comment avez-vous trouvé cette leçon ?

Deux questions, dix secondes. Vos réponses servent à corriger les leçons suivantes : c'est notre seul moyen de savoir ce qui passe mal.

Les mots de cette leçon

Transcription: Le passage d'un enregistrement sonore à un texte écrit, mot à mot, par une machine ou par une personne.
Compte rendu: Le document qui garde la trace d'une réunion : qui était là, ce qui a été décidé, qui fait quoi et pour quand.
Action: Une tâche décidée en réunion, avec un responsable nommé et une date d'échéance. Sans les deux, ce n'est qu'un souhait.
Point ouvert: Une question soulevée mais non tranchée, qui devient un point de l'ordre du jour suivant.
Dictée: La fonction du téléphone qui écrit ce que vous dites. Gratuite sur tous les appareils, elle donne un texte brut en style parlé.

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