Les automatisations déjà là : règles Gmail, raccourcis du téléphone

Avant de payer un outil d'automatisation, regardez ce que vous possédez déjà. Votre messagerie sait trier seule. Votre téléphone sait enchaîner plusieurs gestes. Aujourd'hui, vous installez une règle de tri et un raccourci, sans compte à créer et sans un centime.

Objectif : À la fin, vous saurez créer une règle de tri dans votre messagerie et un raccourci utile sur votre téléphone.

La vidéo

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Transcription (le texte de la vidéo)

Dans cette leçon, vous installez vos deux premières automatisations. Une règle de tri dans votre messagerie, et un raccourci sur votre téléphone. Aucun compte à créer, aucun abonnement. À la fin, vous saurez les fabriquer et surtout les vérifier.

Le mot automatisation évoque des outils compliqués et payants. Or les deux plus utiles sont déjà chez vous. Le filtre de votre messagerie d'abord : un message arrive, il correspond à un critère, la messagerie lui applique une action. Le raccourci de votre téléphone ensuite : un geste ou un moment déclenche une suite d'actions. Ces deux outils ne contiennent pas d'IA, et ce n'est pas un défaut. Ils sont gratuits et fiables. L'IA intervient en amont : elle écrit pour vous le critère exact et la marche à suivre.

Voici le geste qui change tout. Dans Gmail, une règle se fabrique à partir d'une recherche. Vous tapez d'abord votre critère dans la barre de recherche, et vous regardez le résultat. Combien de messages ? Sont-ils tous du bon type ? Ouvrez-en trois au hasard. Une règle mal écrite ne prévient jamais : elle range en silence, pendant des mois, des messages que vous ne verrez plus. Deux précautions valent pour toujours. Jamais l'action supprimer, une étiquette suffit. Et vous ouvrez cette étiquette une fois par semaine le premier mois.

Regardez l'écran. Nous voulons ranger les factures de nos fournisseurs. Nous demandons à l'assistant le critère exact et les cases à cocher, en précisant que nous ne voulons ni supprimer ni transférer. Il donne un critère simple : pièce jointe et mot facture. Nous le tapons. Quarante-sept messages remontent. Nous en ouvrons trois : deux factures, et une lettre d'information qui emploie le mot dans un article. Nous excluons cet expéditeur. Quarante et un messages, tous corrects. Nous créons alors le filtre, avec une simple étiquette, et nous l'appliquons aussi au courrier déjà reçu.

À vous maintenant. Reprenez la tâche retenue à la leçon précédente. Demandez à votre assistant le critère de recherche exact, puis tapez-le dans votre messagerie. Comptez les messages trouvés, ouvrez-en trois, affinez si nécessaire. Créez ensuite la règle avec une étiquette, jamais avec une suppression. Et posez un rappel dans huit jours pour vérifier. Vous ne pouvez rien casser.

Retenez ceci. Je cherche avant de filtrer, et j'ouvre trois messages pour voir ce que la règle attrapera. Je range avec une étiquette, jamais avec une suppression. Et je teste un raccourci trois fois avant de compter dessus. À la prochaine leçon, nous regardons les outils qui vont plus loin, Zapier, Make et n8n, et surtout ce qu'ils coûtent vraiment.

L'idée

Une règle de messagerie et un raccourci de téléphone sont gratuits, immédiats, et couvrent la moitié de mes tâches répétitives.

La démonstration

Voici l'exemple, entièrement fait sous vos yeux, avant que vous ne le fassiez vous-même.

Nous voulons que les factures de nos fournisseurs se rangent seules dans Gmail. Nous ouvrons ChatGPT et nous décrivons le besoin, sans donner d'adresse réelle.

Notre demande : « Dans Gmail en français, je veux étiqueter les messages qui portent une pièce jointe et parlent d'une facture. Donnez-moi le critère de recherche exact à taper, puis les actions à cocher. Je ne veux ni supprimer, ni archiver, ni transférer. »

Exemple de réponse : « Tapez dans la barre de recherche : has:attachment facture. Lancez la recherche. Puis ouvrez le menu de la barre et choisissez de créer un filtre à partir de cette recherche. Cochez seulement appliquer le libellé, et créez le libellé Factures. Le nom exact du menu varie selon la version. »

Nous appliquons. La recherche remonte 47 messages. Nous en ouvrons trois : deux vraies factures, et une lettre d'information qui emploie le mot facture dans un article. La règle aurait donc étiqueté des messages inutiles.

Nous complétons le critère en excluant l'expéditeur de cette lettre d'information. La recherche descend à 41 messages, tous corrects. Nous créons alors le filtre, sans jamais cocher supprimer. Nous cochons aussi la case qui applique la règle aux messages déjà reçus. Trois ans de factures se rangent d'un coup.

L'exercice guidé

Vous ne pouvez rien casser.

Vous ne pouvez rien casser. 1. Reprenez la tâche que vous avez retenue à la leçon précédente et écrivez son critère en une phrase. 2. Demandez à votre assistant le critère de recherche exact, puis tapez-le dans la barre de recherche de votre messagerie. 3. Regardez le résultat avant de créer quoi que ce soit : comptez les messages et ouvrez-en trois au hasard. 4. Si des messages n'ont rien à faire là, affinez le critère et relancez la recherche jusqu'à ce que le résultat soit propre. 5. Créez la règle en n'utilisant que l'étiquette ou le dossier, puis ouvrez cette étiquette dans une semaine pour contrôler.

La consigne à copier :

Dans [Gmail ou Outlook] en français, je veux ranger automatiquement les messages qui [décrivez-les : portent une pièce jointe, viennent de tel type d'expéditeur, contiennent tel mot]. Donnez-moi d'abord le critère de recherche exact à taper dans la barre de recherche, puis les actions à cocher pour créer la règle. Je veux seulement [appliquer une étiquette nommée « [nom] »] : ni supprimer, ni archiver, ni transférer. Précisez si le nom des menus peut varier selon la version.

Trois vérifications

Cochez chaque phrase quand elle est vraie pour vous :

Je vois que j'ai lancé la recherche et ouvert trois messages avant de créer la moindre règle.
Je vois que ma règle applique une étiquette ou un dossier, et jamais une suppression.
Je vois que le résultat de la recherche ne contient plus de messages hors sujet.
Je vois un rappel dans mon agenda pour ouvrir cette étiquette dans une semaine.

Le quiz de la leçon

5 questions. La réponse est expliquée tout de suite. Vous pouvez réessayer autant de fois que vous voulez : aucune note n'est gardée.

1. Vous voulez créer une règle qui range vos factures. Quel est le premier geste ?

2. Votre recherche remonte 47 messages. Trois sont des lettres d'information qui emploient le mot facture. Que faites-vous ?

3. L'outil vous propose l'action « supprimer » pour vos publicités. Que choisissez-vous ?

4. Vous avez créé un raccourci qui prépare votre message de retard. Que faites-vous avant de compter dessus ?

5. Votre règle fonctionne depuis une semaine. Quel geste garde-t-elle sous contrôle ?

Garder votre place

Et maintenant

D'ici demain, créez une seule règle de tri dans votre messagerie, en commençant par la recherche. Puis mettez un rappel dans votre agenda, dans sept jours, pour ouvrir l'étiquette et vérifier ce qu'elle a attrapé. Nous vous reposerons une question dans 3 jours.

Comment avez-vous trouvé cette leçon ?

Deux questions, dix secondes. Vos réponses servent à corriger les leçons suivantes : c'est notre seul moyen de savoir ce qui passe mal.

Les mots de cette leçon

Filtre: La règle de tri d'une messagerie : un critère, puis une action appliquée automatiquement aux messages qui correspondent.
Étiquette: Un mot-clé collé à un message pour le retrouver. Contrairement à un dossier, il n'enlève rien de la boîte de réception.
Critère de recherche: La phrase tapée dans la barre de recherche qui décrit les messages visés, par exemple ceux qui portent une pièce jointe.
Raccourci: Une suite d'actions du téléphone déclenchée par un geste ou par un moment. Raccourcis sur iPhone, routines ou modes sur Android.
Déclencheur horaire: Un moment fixe qui met en marche une automatisation, par exemple chaque jeudi à dix-huit heures.

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