Les automatisations déjà là : règles Gmail, raccourcis du téléphone

Une règle de messagerie et un raccourci de téléphone sont gratuits, immédiats, et couvrent la moitié de mes tâches répétitives.

Voici l'exemple, entièrement fait sous vos yeux, avant que vous ne le fassiez vous-même.

Nous voulons que les factures de nos fournisseurs se rangent seules dans Gmail. Nous ouvrons ChatGPT et nous décrivons le besoin, sans donner d'adresse réelle.

Notre demande : « Dans Gmail en français, je veux étiqueter les messages qui portent une pièce jointe et parlent d'une facture. Donnez-moi le critère de recherche exact à taper, puis les actions à cocher. Je ne veux ni supprimer, ni archiver, ni transférer. »

Exemple de réponse : « Tapez dans la barre de recherche : has:attachment facture. Lancez la recherche. Puis ouvrez le menu de la barre et choisissez de créer un filtre à partir de cette recherche. Cochez seulement appliquer le libellé, et créez le libellé Factures. Le nom exact du menu varie selon la version. »

Nous appliquons. La recherche remonte 47 messages. Nous en ouvrons trois : deux vraies factures, et une lettre d'information qui emploie le mot facture dans un article. La règle aurait donc étiqueté des messages inutiles.

Nous complétons le critère en excluant l'expéditeur de cette lettre d'information. La recherche descend à 41 messages, tous corrects. Nous créons alors le filtre, sans jamais cocher supprimer. Nous cochons aussi la case qui applique la règle aux messages déjà reçus. Trois ans de factures se rangent d'un coup.

Pour vous entraîner, choisissez un exemple fictif et gardez vos informations personnelles hors de la conversation.

1. Reprenez la tâche que vous avez retenue à la leçon précédente et écrivez son critère en une phrase.
2. Demandez à votre assistant le critère de recherche exact, puis tapez-le dans la barre de recherche de votre messagerie.
3. Regardez le résultat avant de créer quoi que ce soit : comptez les messages et ouvrez-en trois au hasard.
4. Si des messages n'ont rien à faire là, affinez le critère et relancez la recherche jusqu'à ce que le résultat soit propre.
5. Créez la règle en n'utilisant que l'étiquette ou le dossier, puis ouvrez cette étiquette dans une semaine pour contrôler.

À cocher quand c'est fait

Cochez chaque phrase quand elle est vraie pour vous :

• Je vois que j'ai lancé la recherche et ouvert trois messages avant de créer la moindre règle.
• Je vois que ma règle applique une étiquette ou un dossier, et jamais une suppression.
• Je vois que le résultat de la recherche ne contient plus de messages hors sujet.
• Je vois un rappel dans mon agenda pour ouvrir cette étiquette dans une semaine.

L'exercice est fait. Vous pouvez passer au quiz.

5 questions, une à la fois. La réponse est expliquée tout de suite. Vous pouvez réessayer autant de fois que vous voulez : aucune note n'est gardée.

Toutes les questions sont réussies. Cette leçon est terminée.

D'ici demain, créez une seule règle de tri dans votre messagerie, en commençant par la recherche. Puis mettez un rappel dans votre agenda, dans sept jours, pour ouvrir l'étiquette et vérifier ce qu'elle a attrapé.