Repérer une tâche répétitive qui mérite d'être automatisée

On automatise souvent la mauvaise tâche : la plus visible, pas la plus coûteuse. Aujourd'hui, vous tenez un journal de vos gestes pendant une semaine. Vous les passez au crible de quatre questions, et vous en désignez une seule. C'est celle-là que nous traiterons ensuite.

Objectif : À la fin, vous saurez lister vos tâches répétitives et choisir celle qui mérite vraiment d'être automatisée.

La vidéo

Les sous-titres sont affichés par défaut.

Transcription (le texte de la vidéo)

Dans cette leçon, vous cherchez la tâche qui mérite vraiment d'être automatisée. Pas la plus agaçante : la plus coûteuse. À la fin, vous saurez tenir un journal de vos gestes et n'en retenir qu'une seule, celle par laquelle commencer.

Notre mémoire estime très mal le temps. Une tâche pénible paraît longue. Une tâche courte, répétée quinze fois par semaine, disparaît du souvenir. C'est pourtant celle-là qui coûte cher. Pendant quelques jours, notez donc chaque geste que vous refaites à l'identique. Trois colonnes suffisent. Ce que vous faites, combien de temps, combien de fois. Puis multipliez. Deux minutes trois fois par semaine, cela fait environ cinq heures par an. Cinq minutes chaque matin, cela fait vingt heures. Le calcul change souvent l'ordre des priorités.

Quatre questions font le tri. Le déclencheur est-il toujours le même ? Une automatisation part d'un événement précis. La règle tient-elle en une phrase, sans ça dépend ? Toute facture reçue va dans le dossier factures : voilà une règle. Que se passe-t-il en cas d'erreur ? Un fichier mal rangé se rattrape, un message envoyé à un client ne se rattrape pas. Et le jeu en vaut-il la chandelle ? Comparez le temps gagné dans l'année au temps d'installation. Dernier avertissement : n'automatisez jamais une tâche que vous faites mal.

Regardez l'écran. Nous collons sept lignes de journal, sans aucun nom. Nous demandons trois colonnes : à automatiser maintenant, à simplifier d'abord, à garder à la main, avec une justification par ligne. L'IA range proprement. Elle propose d'automatiser l'envoi du message d'accueil aux nouveaux membres. Or nous y ajoutons toujours deux lignes personnelles. Nous déplaçons cette ligne : le message sera préparé, mais envoyé à la main. Elle laisse aussi la relance des cotisations impayées à la main, et elle a raison. Une seule tâche est retenue : le rangement des factures.

À vous maintenant. Pendant trois jours, notez chaque geste que vous refaites à l'identique, avec sa durée et sa fréquence. Multipliez par le nombre de semaines de travail. Puis collez la liste dans votre assistant, sans noms ni montants, et demandez les trois colonnes avec une justification. Retenez une seule tâche, et écrivez son déclencheur en une phrase. Vous ne pouvez rien casser.

Retenez ceci. On automatise ce qui revient souvent, pas ce qui agace. La règle doit tenir en une phrase, sans exception. Et on commence par ce qui se rattrape, jamais par ce qui part chez un client. Un enchaînement automatique s'appelle un scénario : un déclencheur, puis des actions. À la prochaine leçon, nous en construisons deux, gratuits et déjà présents dans vos outils.

L'idée

Une tâche mérite d'être automatisée si elle revient souvent. Il faut aussi que sa règle tienne en une phrase, et qu'une erreur se rattrape.

La démonstration

Voici l'exemple, entièrement fait sous vos yeux, avant que vous ne le fassiez vous-même.

Nous avons tenu le journal pendant une semaine, pour une petite association. Sept lignes en sortent. Nous les collons dans ChatGPT, sans aucun nom.

Notre demande : « Voici mes tâches répétitives de la semaine, avec leur durée et leur fréquence. Rangez-les en trois colonnes : à automatiser maintenant, à simplifier d'abord, à garder à la main. Justifiez chaque ligne en une phrase. Les critères : déclencheur toujours identique, règle sans exception, erreur rattrapable, temps gagné dans l'année. »

Exemple de réponse : « À automatiser maintenant : ranger les pièces jointes des factures. Le déclencheur est net, et une erreur de classement se corrige. Envoyer le message d'accueil aux nouveaux membres, car le texte ne change pas. À simplifier d'abord : le classement du courrier, car votre règle dépend de l'expéditeur et de l'urgence. À garder à la main : la relance des cotisations impayées, car elle touche une situation personnelle. »

Nous vérifions les justifications. Trois nous conviennent. Une nous arrête : l'IA propose d'automatiser le message d'accueil, alors que nous y ajoutons toujours deux lignes personnelles. Nous la déplaçons vers la deuxième colonne, avec une note. Le modèle sera préparé automatiquement, mais l'envoi restera manuel.

Résultat de l'exercice : une seule tâche retenue, le rangement des factures. Environ neuf heures gagnées par an, pour une heure d'installation.

L'exercice guidé

Vous ne pouvez rien casser.

Vous ne pouvez rien casser. 1. Pendant trois jours au minimum, notez chaque geste que vous refaites à l'identique : ce que vous faites, combien de temps, combien de fois. 2. Multipliez chaque ligne par le nombre de semaines de travail dans l'année, pour voir le coût réel. 3. Collez la liste dans votre assistant avec la demande ci-dessus, sans noms de clients ni montants. 4. Lisez les justifications une par une et déplacez les lignes dont l'explication ne correspond pas à votre métier. 5. Retenez une seule tâche, écrivez son déclencheur et sa règle en une phrase, et gardez cette phrase pour la suite de l'étape.

La consigne à copier :

Voici mes tâches répétitives de la semaine, avec leur durée et leur fréquence : [collez votre journal, sans noms de clients ni montants]. Rangez-les en trois colonnes : à automatiser maintenant, à simplifier d'abord, à garder à la main. Justifiez chaque ligne en une phrase, selon quatre critères : le déclencheur est-il toujours identique, la règle tient-elle sans exception, une erreur se rattrape-t-elle, combien de temps est gagné dans l'année. Terminez en désignant [une] seule tâche à traiter en premier, et dites pourquoi.

Trois vérifications

Cochez chaque phrase quand elle est vraie pour vous :

Je vois mon journal rempli sur trois jours au moins, avec des durées et des fréquences réelles.
Je vois le temps que chaque tâche me coûte sur une année entière.
Je vois une justification par ligne, et j'ai déplacé celles qui ne correspondaient pas à mon travail.
Je vois une seule tâche retenue, avec son déclencheur et sa règle écrits en une phrase.

Le quiz de la leçon

5 questions. La réponse est expliquée tout de suite. Vous pouvez réessayer autant de fois que vous voulez : aucune note n'est gardée.

1. Deux tâches vous agacent. L'une prend vingt minutes une fois par mois, l'autre deux minutes trois fois par semaine. Laquelle traitez-vous ?

2. Vous voulez automatiser le classement de votre courrier. Votre règle est : « je classe selon l'importance du client ». Que faites-vous ?

3. Une automatisation pourrait envoyer seule vos relances de cotisation impayée. Que décidez-vous ?

4. Votre classement de fichiers est brouillon depuis des années. Vous voulez l'automatiser pour aller plus vite. Que faites-vous ?

5. Vous hésitez entre deux tâches également fréquentes. L'une range des fichiers, l'autre envoie des messages à des clients. Par laquelle commencez-vous ?

Garder votre place

Et maintenant

D'ici demain, ouvrez une note sur votre téléphone et commencez votre journal des gestes. Trois colonnes : ce que je fais, combien de temps, combien de fois. Tenez-le trois jours, cela suffira. Nous vous reposerons une question dans 3 jours.

Comment avez-vous trouvé cette leçon ?

Deux questions, dix secondes. Vos réponses servent à corriger les leçons suivantes : c'est notre seul moyen de savoir ce qui passe mal.

Les mots de cette leçon

Scénario: Un enchaînement automatique : un déclencheur, puis une ou plusieurs actions. Le mot anglais est « workflow ».
Déclencheur: L'événement qui met un scénario en marche : l'arrivée d'un message, une heure fixe, un formulaire rempli.
Journal des gestes: La liste tenue pendant quelques jours de tout ce que vous refaites à l'identique, avec durée et fréquence.
Réversible: Se dit d'une action que l'on peut annuler sans dégât : ranger un fichier l'est, envoyer un message ne l'est pas.
Entretien: Le temps qu'il faut, chaque année, pour réparer une automatisation qui s'est déréglée.

Tout le glossaire