Palier 3 · Leçon 45 sur 88
Tableurs : formules, nettoyage, graphiques par la parole
Pour appliquer ces gestes sur un nouveau cas : Contrôler un tableau extrait · .
À faire
Cette leçon vient plus loin dans le programme
Vous pouvez l'ouvrir maintenant si c'est elle qui répond à votre question. L'ordre du programme est un conseil pour apprendre sans trou, pas une barrière : rien ne vous empêche de venir chercher une réponse tout de suite, puis de reprendre où vous en étiez.
Cette leçon fait partie du palier « Palier 3 — Aller plus loin »
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Le tableur fait peur pour une seule raison : ses formules. Aujourd'hui, vous décrivez en français ce que vous cherchez, et vous obtenez la formule écrite. Puis vous la vérifiez sur trois lignes que vous connaissez par cœur. Sans envoyer une seule donnée à l'IA.
La vidéo
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Dans cette leçon, vous parlez au tableur en français. Vous décrivez le résultat que vous cherchez, et vous obtenez la formule écrite. À la fin, vous saurez aussi la vérifier, nettoyer une colonne et choisir la bonne forme de graphique.
Un tableur intimide à cause de ses formules. L'IA supprime cet obstacle. Une bonne description tient en trois éléments. Votre outil et sa langue, car Sheets et Excel ne nomment pas toujours les fonctions pareil. La structure de votre feuille, c'est-à-dire ce que contient chaque colonne. Et le résultat attendu, en une phrase. Regardez ce que nous n'envoyons pas. Aucune donnée. Ni prénoms, ni montants, ni adresses. La structure suffit à écrire la formule, et rien de personnel ne quitte votre poste.
Voici le vrai danger. Une erreur de tableur ne clignote pas en rouge. Elle affiche un nombre plausible, bien rangé dans sa case. L'IA écrit des formules justes la plupart du temps, mais elle ne voit pas votre feuille. Elle ignore qu'une colonne contient du texte là où vous croyez avoir des nombres. D'où un geste unique. Prenez trois lignes dont vous connaissez la réponse, calculez-les à la main, comparez. Si les trois concordent, étendez la formule. Sinon, décrivez l'écart à l'IA.
Regardez l'écran. Nous voulons le total des cotisations des membres actifs. Nous décrivons seulement nos colonnes. L'IA donne la formule, nous l'appliquons, et nous obtenons mille deux cent quarante francs. Vérification sur trois lignes connues : quarante, quarante et soixante francs, donc cent quarante. La formule, elle, en donne cent. Une ligne manque. En cherchant, nous trouvons une cellule où le mot actif est suivi d'un espace. Nous nettoyons la colonne sur une copie, nous relançons, et le total passe à mille trois cents francs. Soixante francs rattrapés par un contrôle d'une minute.
À vous maintenant. Ouvrez un tableau que vous tenez déjà et faites-en une copie. Décrivez à votre assistant votre outil, sa langue, le contenu de vos colonnes et le résultat voulu, sans envoyer de données. Collez la formule dans une cellule vide. Puis choisissez trois lignes dont vous connaissez la réponse et comparez à la main. Vous ne pouvez rien casser.
Retenez ceci. Je décris la structure de ma feuille, jamais son contenu. Je vérifie chaque formule sur trois lignes dont je connais la réponse. Et je nettoie toujours sur une copie. Le chiffre que je publie reste le mien. À la prochaine leçon, nous fabriquons une présentation en un quart d'heure, avec Gamma ou Canva, puis nous la rendons vraiment nôtre.
L'idée
Je décris ma feuille et le résultat voulu, l'IA écrit la formule.
Je décris ma feuille et le résultat voulu, l'IA écrit la formule. Puis je la vérifie sur trois lignes dont je connais la réponse.
La démonstration
Voici l’exemple, entièrement fait sous vos yeux, avant que vous ne le fassiez vous-même.
Voici l'exemple, entièrement fait sous vos yeux, avant que vous ne le fassiez vous-même.
Nous tenons le fichier des membres d'une association dans Google Sheets. Nous voulons le total des cotisations des membres actifs. Nous n'envoyons aucune donnée : seulement la structure.
Notre demande : « Google Sheets, en français. Feuille Membres, données de la ligne 2 à la ligne 200. Colonne B : statut, actif ou sorti. Colonne C : montant de la cotisation. Donnez-moi la formule pour obtenir en F2 le total des cotisations des membres actifs. Expliquez chaque partie en une ligne. »
Exemple de réponse : « En F2, écrivez cette formule. Égale SOMME.SI, parenthèse, B2 deux-points B200, point-virgule, actif entre guillemets, point-virgule, C2 deux-points C200. La première plage indique où chercher. Le critère entre guillemets indique quoi chercher. La seconde plage indique quels montants additionner. »
Nous appliquons, et nous obtenons 1 240 francs. Vérification sur trois lignes connues : 40, 40 et 60 francs, soit 140 francs. La formule, restreinte à ces trois lignes, donne 100 francs. Une ligne manque. En regardant de près, une cellule contient « actif » suivi d'un espace. Nous décrivons l'écart à l'IA, qui propose de nettoyer la colonne avec la fonction SUPPRESPACE, sur une copie. Nous nettoyons, nous relançons : 140 francs sur nos trois lignes, 1 300 francs au total. Le contrôle a rattrapé 60 francs.
L'exercice guidé
Ouvrez un vrai tableau que vous tenez déjà, puis faites-en une copie pour travailler dessus.
Pour vous entraîner, choisissez un exemple fictif et gardez vos informations personnelles hors de la conversation.
La consigne à copier
[Google Sheets ou Excel], en français. Feuille [nom de la feuille], données de la ligne [2] à la ligne [200]. Colonne [B] : [ce qu'elle contient]. Colonne [C] : [ce qu'elle contient]. Je veux obtenir en [F2] : [le résultat attendu, en une phrase]. Donnez-moi la formule, puis expliquez chaque partie en une ligne. Ne me demandez pas mes données : la structure doit suffire.
Les passages en couleur, entre crochets, sont à remplacer par vos mots.
- Ouvrez un vrai tableau que vous tenez déjà, puis faites-en une copie pour travailler dessus.
- Décrivez à votre assistant votre outil, sa langue, le contenu de chaque colonne et le résultat voulu, sans envoyer aucune donnée.
- Collez la formule obtenue dans une cellule vide, à l'écart de vos calculs existants.
- Choisissez trois lignes dont vous connaissez la réponse, calculez-les à la main et comparez avec la formule.
- Si l'écart existe, décrivez-le à l'IA et recommencez la vérification avant d'étendre la formule.
Comment revenir au cours après l’essai ?
Sur ordinateur, gardez le cours dans un onglet et ouvrez l’assistant dans un autre. Sur téléphone, revenez à l’application ou à l’onglet du cours après avoir envoyé votre demande. Vous pourrez retrouver ces étapes ici.
À cocher quand c'est fait
Cochez chaque phrase quand elle est vraie pour vous :
Le quiz de la leçon
5 questions, une à la fois, la réponse expliquée tout de suite.
5 questions, une à la fois. La réponse est expliquée tout de suite. Vous pouvez réessayer autant de fois que vous voulez : aucune note n'est gardée.
1. Vous voulez une formule pour votre fichier de clients. Que donnez-vous à l'IA ?
Une formule s'écrit à partir de la structure des colonnes, jamais à partir du contenu des cellules. Les noms de vos clients ne vous appartiennent pas et n'améliorent en rien la réponse. Réflexe : j'envoie la structure, pas les données.
2. La formule proposée s'applique sans message d'erreur et affiche un total. Que faites-vous avant de vous en servir ?
Une formule fausse n'affiche pas d'erreur : elle affiche un nombre plausible, bien rangé dans sa case. Trois lignes calculées à la main coûtent une minute et attrapent la plupart des écarts. Réflexe : trois lignes connues, toujours.
3. Votre total de cotisations paraît un peu bas, sans que rien ne signale d'erreur. Quelle piste vérifiez-vous en premier ?
Un critère qui ne correspond pas exactement, comme un mot suivi d'un espace, exclut des lignes en silence. Compter les lignes retenues révèle immédiatement ce genre d'écart. Réflexe : un total douteux, je compte les lignes.
4. Vous devez montrer l'évolution du nombre de membres sur cinq ans. Quelle forme de graphique demandez-vous ?
Une évolution dans le temps se lit sur une courbe ou des barres, jamais sur un secteur. Un axe qui ne part pas de zéro exagère visuellement des écarts minuscules. Réflexe : la bonne forme, l'axe à zéro, la date en dessous.
5. L'IA vous propose de nettoyer une colonne mal saisie avec une fonction de suppression des espaces. Où l'appliquez-vous ?
Un nettoyage se voit mal et s'annule mal, surtout dans un fichier que d'autres utilisent. Une copie permet de comparer les deux versions avant de garder la bonne. Réflexe : je nettoie sur une copie.
Garder votre place
Et maintenant
D'ici demain, ouvrez un tableau que vous tenez déjà et repérez trois lignes dont vous connaissez la réponse par cœur.
D'ici demain, ouvrez un tableau que vous tenez déjà et repérez trois lignes dont vous connaissez la réponse par cœur. Notez-les : elles serviront de test à chaque nouvelle formule.
Donner mon avis sur cette leçon
Comment avez-vous trouvé cette leçon ?
Deux questions, dix secondes. Vos réponses servent à corriger les leçons suivantes : c'est notre seul moyen de savoir ce qui passe mal.
Les mots de cette leçon
- Formule
- Une instruction de calcul écrite dans une cellule, qui commence par le signe égal et se recalcule toute seule.
- Plage
- Un ensemble de cellules désigné par sa première et sa dernière case, par exemple de C2 à C200.
- Critère
- La condition qui décide quelles lignes sont retenues dans un calcul, par exemple le mot actif.
- Doublon
- Une ligne présente deux fois dans un tableau, qui fausse les totaux sans donner aucun signe.
- Axe des valeurs
- L'échelle verticale d'un graphique. Quand elle ne part pas de zéro, les écarts paraissent bien plus grands qu'ils ne sont.