Un courriel clair en cinq lignes

Un courriel trop long n'est pas lu ; un courriel flou reçoit une question au lieu d'une réponse. Aujourd'hui, vous apprenez à faire tenir votre message en cinq lignes. Avec un objet que le destinataire comprend avant d'ouvrir.

Objectif : À la fin, vous saurez faire dire l'essentiel en peu de mots, avec un objet précis.

La vidéo

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Transcription (le texte de la vidéo)

Dans cette leçon, vous allez écrire un courriel qui obtient une réponse. À la fin, vous saurez faire dire l'essentiel en cinq lignes. Avec un objet précis, et une seule question, placée à la fin.

Pensez au secrétariat du médecin, à la commune, au président du club. Tous lisent leurs courriels sur un téléphone, entre deux autres choses. Un message de vingt lignes est remis à plus tard. Un message de cinq lignes est traité tout de suite. Cinq lignes, cela oblige à choisir : une seule demande par courriel. L'objet dit le sujet et l'action attendue. Puis une ligne pour vous présenter, une ou deux pour les faits, une pour la demande, une pour la politesse. La question vient en dernier, seule. C'est la ligne que l'on retient.

Ce que l'IA fait bien ici, c'est couper. Mais une demande de résumé ne suffit pas : elle pourrait couper la seule phrase qui compte. Vous lui donnez le destinataire, le but, et la forme. Cinq lignes au maximum, un objet de huit mots, une seule question à la fin. Vous pouvez aussi lui donner votre premier jet, long et vrai, et demander la version courte. Et vous lui interdisez les phrases d'accompagnement, celles qui ne disent rien et prennent une ligne.

Regardez l'écran. Nous demandons un courriel au secrétariat du médecin pour reporter un rendez-vous. L'IA répond avec un objet de sept mots, cinq lignes, et la question à la fin. Auriez-vous un créneau la semaine suivante ? Nous vérifions la date. Nous repérons deux dates que nous n'avions pas données, et nous les contrôlons sur le calendrier. Nous faisons enlever une formule inutile et ajouter notre numéro entre crochets. Le nom et le numéro, nous les remplissons dans la messagerie, jamais dans l'IA. Une relecture, et le courriel part.

À vous maintenant. Prenez un courriel que vous devez envoyer cette semaine. Collez la demande de la leçon avec vos faits, votre nom et votre numéro entre crochets. Comptez les lignes, les mots de l'objet, la question finale. Vérifiez la date et le nom du destinataire. Puis copiez dans votre messagerie et envoyez. Vous ne pouvez rien casser.

Retenez ceci. Un objet précis, une demande, cinq lignes, la question à la fin : lu en dix secondes. L'IA coupe, vous vérifiez la date et le nom. Rien sur la vie des autres, et votre numéro reste chez vous. À la prochaine leçon, nous écrirons les messages délicats : condoléances, refus, réclamation.

L'idée

Un objet précis, une demande, cinq lignes, la question à la fin : lu en dix secondes.

La démonstration

Voici l'exemple, entièrement fait sous vos yeux, avant que vous ne le fassiez vous-même.

Nous tapons dans ChatGPT : « Écrivez un courriel au secrétariat de mon médecin. But : reporter mon rendez-vous du 14 mars à 10 h, parce que je serai absent. Je propose la semaine suivante, le matin. Cinq lignes au maximum, un objet de huit mots au maximum, une seule question à la fin, un ton cordial. Sans phrase d'accompagnement inutile. »

Exemple de réponse : « Objet : Rendez-vous du 14 mars : demande de report. Bonjour, je ne pourrai pas me présenter au rendez-vous du 14 mars à 10 h, car je serai absent. Je souhaite le reporter à la semaine suivante, de préférence le matin. Merci de votre aide. Auriez-vous un créneau entre le 17 et le 21 mars ? Bien à vous, [votre nom] »

Nous vérifions. L'objet compte sept mots et dit l'action attendue. Le message tient en cinq lignes. La question est seule, à la fin. La date est exacte. Un point à contrôler. L'IA a écrit « entre le 17 et le 21 mars », des dates que nous n'avions pas données. Elles sont justes, mais nous regardons le calendrier avant de garder. Elle a aussi écrit « absent » ; une femme corrigera en « absente ».

Nous demandons une retouche : « Enlevez la phrase Merci de votre aide. Ajoutez mon numéro de téléphone entre crochets, après la signature. » La nouvelle version tient toujours en cinq lignes. Nous remplissons le nom et le numéro dans notre messagerie, jamais dans l'IA. Une relecture, et nous envoyons.

L'exercice guidé

Vous ne pouvez rien casser.

Vous ne pouvez rien casser. 1. Pensez à un courriel que vous devez envoyer cette semaine : un rendez-vous, un document à demander, une relance. 2. Collez la demande ci-dessus avec vos faits ; gardez votre nom et votre numéro entre crochets. 3. Comptez : cinq lignes au plus, moins de 80 mots, un objet de huit mots, une question à la fin. 4. Vérifiez la date, le lieu et le nom du destinataire, puis rayez toute phrase qui ne dit rien. 5. Copiez le courriel dans votre messagerie, remplissez les crochets, relisez une fois, envoyez.

La consigne à copier :

Écrivez un courriel à [le destinataire : le secrétariat de mon médecin, la commune, le président de mon association]. But : [ce que je veux obtenir]. Faits : [la date, le lieu, ce qui s'est passé]. Cinq lignes au maximum et moins de 80 mots. Un objet de huit mots au maximum. Une seule question, placée à la fin. Un ton [cordial / neutre / ferme]. Aucune phrase d'accompagnement inutile. Laissez [votre nom] et [votre téléphone] entre crochets.

Trois vérifications

Cochez chaque phrase quand elle est vraie pour vous :

L'objet fait huit mots au plus et dit de quoi il s'agit.
Le message tient en cinq lignes et moins de 80 mots, avec une seule question, placée à la fin.
La date et le nom du destinataire sont exacts, et mon numéro n'est jamais passé par l'IA.

Le quiz de la leçon

5 questions. La réponse est expliquée tout de suite. Vous pouvez réessayer autant de fois que vous voulez : aucune note n'est gardée.

1. Vous devez demander un document à la commune et signaler un lampadaire en panne. Comment faites-vous ?

2. L'IA propose l'objet « Petite question concernant un point ». Quel est le problème ?

3. Vous écrivez à l'entraîneur de votre petit-fils pour annoncer une absence. Que donnez-vous à l'IA ?

4. Voici le début du courriel produit : « J'espère que ce message vous trouvera bien. Je me permets de vous écrire… » Que faites-vous ?

5. Le courriel est prêt, en cinq lignes. Juste avant d'envoyer, que vérifiez-vous en premier ?

Garder votre place

Et maintenant

D'ici demain, prenez un courriel que vous avez envoyé récemment et qui dépassait dix lignes. Faites-le réduire à cinq lignes par l'IA, et comparez : qu'est-ce qui manquait vraiment ? Gardez la version courte dans votre note de demandes-types. Nous vous reposerons une question dans 3 jours.

Comment avez-vous trouvé cette leçon ?

Deux questions, dix secondes. Vos réponses servent à corriger les leçons suivantes : c'est notre seul moyen de savoir ce qui passe mal.

Les mots de cette leçon

Objet: La ligne, en tête du courriel, que le destinataire lit avant d'ouvrir ; elle dit le sujet et l'action attendue.
Phrase d'accompagnement: Une formule qui remplit sans informer, comme « j'espère que ce message vous trouvera bien ».
Relance: Un court message qui rappelle une demande restée sans réponse, avec la date de la première demande.

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