Une feuille de calcul qui travaille seule

Chaque mois, vous repassez sur la même colonne pour repérer les retards. Aujourd'hui, votre feuille de calcul le fera seule, en deux secondes. Vous dicterez le programme à l'IA, et vous l'essaierez d'abord sur une copie.

Objectif : À la fin, vous saurez ajouter une automatisation à une feuille Google Sheets, en dictant le programme à l'IA.

La vidéo

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Transcription (le texte de la vidéo)

Dans cette leçon, votre feuille de calcul va faire un geste toute seule. Colorier les lignes en retard, additionner par catégorie, trier une liste. Vous ne taperez pas le programme : vous le dicterez à l'IA, puis vous le collerez. À la fin, vous saurez ajouter une automatisation à Google Sheets, et le faire sans risque.

Google Sheets contient un petit atelier, appelé Apps Script. C'est une plateforme de développement intégrée aux outils Google. Elle permet d'attacher un programme à votre feuille. Ce programme tourne sur les serveurs de Google, pas sur votre ordinateur. Quelques exemples utiles. Colorier en orange les lignes dont la date est dépassée. Additionner les dépenses par catégorie. Écrire la date du jour à chaque ouverture. L'atelier s'ouvre depuis le menu des extensions. Le nom exact varie selon la version et la langue.

La demande doit décrire votre tableau exactement. Le nom de la feuille. La ligne des titres. Ce que contient chaque colonne. Ces trois détails évitent la plupart des échecs. Ensuite, la règle absolue. Essayez toujours sur une copie. Un programme agit en une seconde, et il n'existe pas de retour en arrière. Dans le menu Fichier, choisissez Créer une copie, et travaillez dessus. Au premier lancement, Google demande une autorisation. Lisez-la. Elle dit ce que le programme pourra faire. Et jamais de mot de passe ni d'identifiant dans un programme.

Regardez l'écran. Une feuille de cotisations. Le nom en colonne A, le montant en colonne B, la date de paiement en colonne C. Première chose, nous créons une copie. Puis nous dictons la demande, avec le nom de la feuille et le rôle de chaque colonne. L'IA rend le programme et la marche à suivre. Ouvrir le menu des extensions, coller, enregistrer, lancer. Google demande l'autorisation de modifier ce document. Nous la lisons : elle ne concerne que cette feuille. Nous acceptons. Deux secondes plus tard, quatre lignes passent à l'orange. Nous vérifions à la main : ces quatre dates dépassent bien trente jours. Une ligne vide est restée blanche. Correct.

À vous maintenant. Ouvrez une feuille que vous tenez déjà. Créez une copie par le menu Fichier. Décrivez précisément vos colonnes dans la demande, et le geste que vous voulez. Collez le programme reçu dans l'atelier des extensions, puis lancez-le. Lisez l'autorisation avant d'accepter. Vérifiez enfin deux lignes à la main. Vous ne pouvez rien casser.

Retenez ceci. Une feuille peut agir toute seule, grâce à un programme dicté à l'IA. Décrivez votre tableau exactement, sinon rien ne fonctionnera. Essayez toujours sur une copie, car un programme n'a pas de retour en arrière. Lisez l'autorisation demandée par Google avant d'accepter. Et jamais d'identifiant dans un programme. Dans la prochaine leçon, nous fabriquerons un jeu pour les petits-enfants.

L'idée

Je décris mon tableau exactement, l'IA écrit le programme. Je l'essaie sur une copie, jamais sur l'original.

La démonstration

Voici l'exemple, entièrement fait sous vos yeux, avant que vous ne le fassiez vous-même.

Nous partons d'une feuille de cotisations d'association. Colonne A : le nom. Colonne B : le montant. Colonne C : la date de paiement. Première chose, nous créons une copie par le menu Fichier.

Nous écrivons ensuite : « Ma feuille Google Sheets s'appelle Cotisations. La première ligne contient les titres. Colonne A le nom, colonne B le montant, colonne C la date de paiement. Écrivez un programme Apps Script qui colorie en orange les lignes en retard. Une ligne est en retard si la date de la colonne C dépasse trente jours. Expliquez chaque étape en français, et dites-moi où coller ce texte. »

Exemple de réponse : « Voici le programme, puis la marche à suivre. Ouvrez le menu des extensions de votre feuille, puis l'atelier Apps Script. Effacez ce qui s'y trouve, collez ce texte, enregistrez, puis lancez la fonction nommée colorierRetards. Au premier lancement, Google demandera l'autorisation de modifier ce document. C'est normal : le programme doit changer la couleur des cellules. »

Nous suivons les étapes. L'autorisation demandée concerne bien ce seul document. Nous acceptons. Deux secondes plus tard, quatre lignes passent à l'orange.

Nous vérifions à la main : ces quatre dates dépassent bien trente jours. Une cinquième ligne, vide, est restée blanche. Correct.

La copie fonctionne. Nous refaisons l'opération sur la feuille réelle.

L'exercice guidé

Vous ne pouvez rien casser.

Vous ne pouvez rien casser. 1. Ouvrez votre feuille Google Sheets, puis créez une copie par le menu Fichier. 2. Collez la demande ci-dessus en décrivant précisément les colonnes de votre copie. 3. Ouvrez l'atelier depuis le menu des extensions, collez le texte reçu, puis enregistrez. 4. Lancez le programme, lisez l'autorisation demandée, et acceptez seulement si elle correspond. 5. Vérifiez à la main deux lignes traitées, puis une ligne qui devait rester intacte.

La consigne à copier :

Ma feuille Google Sheets s'appelle [le nom exact de votre feuille]. La première ligne contient les titres des colonnes. Voici les colonnes : [colonne A : le nom, colonne B : le montant, colonne C : la date]. Écrivez un programme Apps Script qui [le geste voulu : colorie en orange les lignes en retard, additionne les montants par catégorie, trie la liste par ordre alphabétique]. Expliquez chaque étape en français, sans mot technique non défini. Dites-moi exactement où coller ce texte, comment lancer le programme, et quelle autorisation Google va me demander.

Trois vérifications

Cochez chaque phrase quand elle est vraie pour vous :

Je vois que j'ai travaillé sur une copie, jamais sur la feuille d'origine.
Je vois l'autorisation demandée par Google, et je sais ce qu'elle permet.
Je vois le résultat attendu sur les lignes concernées.
Je vois qu'une ligne qui ne devait pas changer est restée intacte.

Le quiz de la leçon

5 questions. La réponse est expliquée tout de suite. Vous pouvez réessayer autant de fois que vous voulez : aucune note n'est gardée.

1. Vous allez lancer pour la première fois un programme sur la feuille de comptes de votre association. Que faites-vous avant ?

2. Au premier lancement, Google affiche une demande d'autorisation. Que faites-vous ?

3. L'IA vous rend un programme, mais rien ne se passe au lancement. Quelle est la cause la plus probable ?

4. Un ami vous envoie un programme tout prêt, à coller dans votre feuille de comptes. Que faites-vous ?

5. Votre programme doit atteindre un service qui demande un identifiant. L'IA propose de l'écrire dans le programme. Que faites-vous ?

Garder votre place

Et maintenant

D'ici demain, ouvrez une feuille que vous tenez déjà, et notez sur un papier trois gestes que vous refaites chaque mois à la main. Un seul suffira pour l'exercice. Créez ensuite une copie de cette feuille, prête à servir d'atelier. Nous vous reposerons une question dans 3 jours.

Comment avez-vous trouvé cette leçon ?

Deux questions, dix secondes. Vos réponses servent à corriger les leçons suivantes : c'est notre seul moyen de savoir ce qui passe mal.

Les mots de cette leçon

Apps Script: L'atelier de programmation intégré aux outils Google. Il permet d'attacher un programme à une feuille de calcul.
Feuille de calcul: Un tableau de lignes et de colonnes qui calcule, trie et met en forme des données.
Autorisation: L'accord que vous donnez à un programme pour lire ou modifier vos documents. Elle se lit avant d'accepter.
Copie de travail: Un double du document, sur lequel on essaie sans risque avant de toucher à l'original.
Colonne: Une bande verticale du tableau, désignée par une lettre : A, B, C.

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