Simplifier un texte compliqué

Une lettre de deux pages, des phrases de cinq lignes. Et une question qui reste : qu'est-ce qu'on me demande, au juste ? Aujourd'hui, vous obtenez cette réponse en trois lignes. Vous apprenez surtout à vérifier que la version simple dit bien la même chose que l'original.

Objectif : À la fin, vous saurez faire réécrire un texte administratif en langage simple, sans que les chiffres changent, et le lire confortablement sur votre téléphone.

La vidéo

Les sous-titres sont affichés par défaut.

Transcription (le texte de la vidéo)

Dans cette dernière leçon, nous prenons une lettre administrative et nous la rendons lisible. À la fin, vous saurez la faire réécrire en langage simple, sans que les chiffres changent, et vérifier que rien d'important n'a disparu en route.

Une bonne demande tient en trois parties, toujours les mêmes. Premièrement : réécrivez ce texte en langage simple, en phrases courtes. Deuxièmement : ne changez aucun chiffre, aucune date, aucun nom. Troisièmement, et c'est celle qu'on oublie : dites à la fin ce que je dois faire, et pour quand. Ajoutez si vous voulez une quatrième phrase, très utile : dites ce qui reste flou dans ce texte. Cette demande fonctionne avec ChatGPT, Gemini ou Claude, en version gratuite.

Photographiez la page, faites copier le texte comme à la deuxième leçon de cette voie, puis collez-le. Avant de coller, remplacez votre numéro de dossier et votre adresse par des crochets. Ces données n'aident en rien à simplifier une phrase. Une fois la réponse obtenue, servez-vous de la leçon précédente : agrandissez le texte, renforcez le contraste, ou faites-le lire à voix haute. Vous pouvez aussi demander une liste de trois points, qui se relit mieux qu'un bloc.

Regardez l'écran. Une lettre de caisse, deux pages, huit phrases très longues. Nous la photographions, nous mettons des crochets à la place du numéro, et nous collons avec notre demande. La réponse tient en trois points, plus une phrase d'action : renvoyer le formulaire avant le trente septembre. Nous vérifions avec l'original. Les dates correspondent. Mais une phrase a disparu : sauf si vous avez déjà transmis ces informations cette année. Or nous les avons transmises en mars. Nous téléphonons donc à la caisse, avec deux questions écrites.

À vous maintenant. Prenez un courrier administratif que vous avez laissé de côté. Photographiez-le et faites copier son texte. Remplacez votre numéro de dossier et votre adresse par des crochets. Collez le texte avec la demande en trois parties, et lisez la réponse. Comparez ensuite chaque chiffre et chaque date avec l'original, et cherchez les mots sauf si ou dans un délai de. Écrivez enfin les deux questions qui restent. Vous ne pouvez rien casser.

Retenez ceci. Trois phrases suffisent à rendre lisible un courrier administratif, à condition de demander aussi l'action et la date. Ce qui se perd en chemin, ce sont les conditions : les sauf si et les délais. Alors comparez les chiffres, et gardez l'original, car c'est lui qui fait foi. Vous voilà au bout de cette voie. Votre téléphone dicte, écoute, décrit, agrandit, sous-titre et traduit, et vous savez régler ce qu'il retient de vous. Il ne vous reste qu'à vous en servir.

L'idée

Une demande en trois parties transforme un texte administratif en trois phrases claires, sans toucher aux chiffres.

La démonstration

Voici l'exemple, entièrement fait sous vos yeux, avant que vous ne le fassiez vous-même.

Nous avons reçu une lettre d'une caisse. Deux pages, huit phrases très longues, un formulaire joint.

Nous photographions la première page, nous faisons copier le texte, et nous remplaçons notre numéro par [numéro de dossier]. Nous collons le tout dans ChatGPT, avec la demande en trois parties.

Exemple de réponse : « Un, votre situation a changé depuis le 1er juillet. Deux, la caisse recalcule votre montant sur cette base. Trois, un formulaire est joint et doit être renvoyé. Ce que vous devez faire : remplir le formulaire et le renvoyer avant le 30 septembre. Reste flou : le texte parle d'un délai supplémentaire possible, sans dire comment le demander. »

Nous vérifions avec l'original à côté. La date du 30 septembre y figure. Le 1er juillet aussi.

Mais une phrase de la lettre a disparu : « sauf si vous avez déjà transmis ces informations cette année ». C'est exactement le genre de condition qui se perd. Or nous les avons transmises en mars.

Nous téléphonons donc à la caisse, avec deux questions écrites. Sommes-nous concernés malgré l'envoi de mars ? Et comment demander le délai supplémentaire ? Cinq minutes d'appel, et la réponse est nette.

L'exercice guidé

Vous ne pouvez rien casser.

Vous ne pouvez rien casser. 1. Prenez un vrai courrier administratif, photographiez-le et faites copier son texte. 2. Remplacez votre numéro de dossier et votre adresse par des crochets avant de coller quoi que ce soit. 3. Collez le texte dans votre assistant avec la demande ci-dessus, puis lisez la réponse. 4. Comparez chaque chiffre et chaque date avec l'original, et cherchez les mots « sauf si » ou « dans un délai de ». 5. Écrivez enfin les deux questions qui restent, et appelez l'organisme qui vous a écrit.

La consigne à copier :

Réécrivez ce texte en langage simple, en phrases courtes : [collez ici le texte de votre courrier, en remplaçant vos données par des crochets]. Ne changez aucun chiffre, aucune date, aucun nom. Dites à la fin ce que je dois faire et pour quand. Dites aussi ce qui reste flou dans ce texte.

Trois vérifications

Cochez chaque phrase quand elle est vraie pour vous :

Je vois que la version simple tient en quelques phrases courtes.
Je vois une phrase finale qui dit ce que je dois faire, et pour quand.
Je vois que les chiffres et les dates sont les mêmes que dans l'original.
Je vois si une condition de l'original a disparu de la version simplifiée.

Le quiz de la leçon

5 questions. La réponse est expliquée tout de suite. Vous pouvez réessayer autant de fois que vous voulez : aucune note n'est gardée.

1. La version simplifiée ne mentionne plus la phrase « sauf si vous avez déjà transmis ces informations ». Que faites-vous ?

2. Vous voulez faire simplifier une lettre qui porte votre numéro d'assuré. Que faites-vous avant de la coller ?

3. La réponse est plus lisible, mais vous ne savez toujours pas quoi faire. Qu'est-ce qui manquait dans votre demande ?

4. La lettre concerne un droit qui vous inquiète, et l'IA donne une réponse très rassurante. Que faites-vous ?

5. Une fois la version simple obtenue, que devient la lettre d'origine ?

Garder votre place

Et maintenant

D'ici demain, prenez un courrier que vous avez laissé de côté et faites-le réécrire en langage simple. Comparez ensuite les dates avec l'original, ligne à ligne. Nous vous reposerons une question dans 3 jours.

Comment avez-vous trouvé cette leçon ?

Deux questions, dix secondes. Vos réponses servent à corriger les leçons suivantes : c'est notre seul moyen de savoir ce qui passe mal.

Les mots de cette leçon

Langage simple: Une réécriture en phrases courtes, avec des mots courants, qui garde les faits et les chiffres.
Condition: Un passage qui commence par « sauf si », « sous réserve de » ou « dans un délai de ». Il change tout, et se perd facilement.
Crochets: Les signes [ ] mis à la place d'une donnée personnelle avant de coller un texte dans l'IA.
Original: La lettre reçue, avec ses termes exacts et sa signature. C'est elle qui fait foi et qui se conserve.

Tout le glossaire