Un projet d'association : planning, tâches, comptes rendus

Dans une association, le travail se fait. Ce qui manque, c'est l'information. Aujourd'hui, vous transformez des notes en vrac en un compte rendu d'une page. Vos tâches, elles, entrent dans un tableau que tout le monde ouvre. L'IA met en forme ; les décisions restent les vôtres.

Objectif : À la fin, vous saurez tenir un projet collectif avec trois documents : un planning partagé, des tâches attribuées et un compte rendu qui se lit en deux minutes.

La vidéo

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Transcription (le texte de la vidéo)

Dans cette leçon, vous allez tenir un projet collectif sans y perdre vos soirées. À la fin, vous saurez produire trois documents : un planning partagé, des tâches attribuées et un compte rendu qui se lit en deux minutes. Trois documents suffisent, et ils tiennent toute une association.

Dans une association, le travail se fait. Ce qui manque, c'est l'information. Deux personnes s'occupent de la même chose, une troisième attend une réponse, et la salle n'est toujours pas réservée. La phrase qui coûte le plus cher est connue : tout le monde est au courant. Elle veut souvent dire que personne ne l'est. Trois documents suffisent. Un planning : qui fait quoi, pour quand. Un compte rendu : ce qui a été décidé. Une liste de diffusion : qui reçoit quoi. L'IA les met en forme en quelques minutes.

Un bon compte rendu contient cinq choses. La date et les présents. Les décisions, trois à cinq au maximum. Les tâches, chacune avec un nom et une échéance. Les points restés ouverts. Et la date de la prochaine réunion. Les discussions n'ont pas à y figurer : elles noient les décisions. Notez en vrac pendant la séance, puis donnez vos notes à l'IA avec deux consignes. N'ajoutez aucune décision absente de mes notes. Et si une information manque, posez-moi la question au lieu de deviner.

Regardez l'écran. Nous collons nos notes de comité, en vrac, avec les prénoms seulement. La brocante, l'autorisation communale, le stand des boissons, le prix de l'emplacement. L'IA rend un compte rendu d'une demi-page, décisions puis tâches. Et elle fait exactement ce que nous lui avons demandé : elle n'ajoute rien, mais elle signale que les tâches n'ont pas d'échéance et propose d'en fixer. Nous répondons, elle corrige. Nous envoyons le soir même, en copie cachée, puis nous recopions les tâches dans le tableau partagé.

À vous maintenant. Prenez les notes d'une réunion réelle, même ancienne. Recopiez-les dans votre assistant avec la demande de la leçon, en gardant les prénoms seuls. Vérifiez ensuite chaque décision : elle doit figurer dans vos notes. Répondez aux questions posées par l'IA, relisez à voix haute, puis recopiez le tableau des tâches dans un tableau partagé. Envoyez enfin en copie cachée. Vous ne pouvez rien casser.

Retenez ceci. Le planning, le compte rendu et la liste de diffusion tiennent un projet collectif. L'IA met en forme ; elle n'était pas à la réunion, et elle n'ajoute rien. Une tâche sans nom et sans date n'existe pas. Les coordonnées des membres restent dans l'association, et les envois collectifs partent en copie cachée. À la prochaine leçon, nous resterons en lien à distance : la visioconférence, les invitations et l'album partagé.

L'idée

Trois documents tiennent un projet collectif : le planning, le compte rendu, la liste de diffusion. L'IA les met en forme, sans jamais rien ajouter.

La démonstration

Voici l'exemple, entièrement fait sous vos yeux, avant que vous ne le fassiez vous-même.

Nous tapons dans ChatGPT : « Voici mes notes de la réunion du comité, en vrac. Réunion du 3 septembre, six présents. Brocante fixée au samedi 11 avril. Marie s'occupe de l'autorisation communale. Le stand des boissons est repris par Paul, qui cherche deux aides. Le prix de l'emplacement passe de dix à douze francs, accepté à l'unanimité. Prochaine réunion le 8 octobre. Faites un compte rendu clair, avec les décisions puis les tâches. N'ajoutez aucune décision qui ne figure pas dans mes notes. Si quelque chose manque, posez-moi la question. »

Exemple de réponse : « Compte rendu du comité, réunion du 3 septembre, six présents. Décisions. La brocante aura lieu le samedi 11 avril. Le prix de l'emplacement passe à douze francs, décidé à l'unanimité. Tâches. Marie : demander l'autorisation à la commune. Paul : tenir le stand des boissons et trouver deux aides. Prochaine réunion : le 8 octobre. Question : les tâches n'ont pas d'échéance dans vos notes. Voulez-vous que j'en propose ? »

Nous vérifions. Rien n'a été ajouté, et la question posée est la bonne. Nous répondons : « Autorisation avant le 30 septembre, aides trouvées avant la prochaine réunion. » Le compte rendu tient en une demi-page.

Nous l'envoyons le soir même, avec les destinataires en copie cachée. Puis nous recopions les deux tâches dans le tableau partagé du comité, avec leur nom et leur date.

L'exercice guidé

Vous ne pouvez rien casser.

Vous ne pouvez rien casser. 1. Prenez les notes d'une réunion réelle, ou celles d'une réunion passée que vous avez sous la main. 2. Recopiez-les dans votre assistant avec la demande ci-dessus, en gardant les prénoms seuls. 3. Vérifiez chaque décision du compte rendu : elle doit figurer dans vos notes, mot pour mot ou presque. 4. Répondez aux questions posées par l'IA, puis relisez la version corrigée à voix haute. 5. Recopiez le tableau des tâches dans un tableau partagé, et envoyez le compte rendu en copie cachée.

La consigne à copier :

Voici mes notes de réunion, en vrac : [recopiez vos notes telles quelles, avec les prénoms seulement, sans adresses ni numéros de téléphone]. L'association : [son objet en une phrase]. Le projet : [ce que vous organisez, avec sa date]. Faites un compte rendu d'une page, dans cet ordre : la date et les présents, les décisions, les tâches avec un responsable et une échéance, les points restés ouverts, la date de la prochaine réunion. N'ajoutez aucune décision qui ne figure pas dans mes notes. Si une information manque, posez-moi la question au lieu de deviner. Terminez par un tableau des tâches à quatre colonnes : tâche, responsable, échéance, état.

Trois vérifications

Cochez chaque phrase quand elle est vraie pour vous :

Je vois un compte rendu d'une page, avec les décisions séparées des tâches.
Je vois que chaque tâche porte un prénom et une échéance.
Je vois que rien n'a été ajouté par l'IA : chaque décision vient bien de mes notes.
Je vois que le message est parti avec les destinataires en copie cachée.

Le quiz de la leçon

5 questions. La réponse est expliquée tout de suite. Vous pouvez réessayer autant de fois que vous voulez : aucune note n'est gardée.

1. Vos notes sont trouées. L'IA rend un compte rendu complet, avec une décision sur le budget dont vous ne vous souvenez pas. Que faites-vous ?

2. Pour que l'IA écrive les convocations, vous pensez lui coller la liste des membres avec adresses et téléphones. Bonne idée ?

3. Vous envoyez le compte rendu à soixante membres. Comment remplissez-vous la ligne des destinataires ?

4. Une ligne du compte rendu dit : « Il faudrait s'occuper de la buvette. » Que faites-vous avant d'envoyer ?

5. L'IA rédige votre demande de subvention et affirme que l'association remplit toutes les conditions. Comment poursuivez-vous ?

Garder votre place

Et maintenant

D'ici demain, ouvrez le dernier compte rendu de votre association et vérifiez une seule chose : chaque tâche porte-t-elle un prénom et une date ? Complétez celles qui n'en ont pas. Nous vous reposerons une question dans 3 jours.

Comment avez-vous trouvé cette leçon ?

Deux questions, dix secondes. Vos réponses servent à corriger les leçons suivantes : c'est notre seul moyen de savoir ce qui passe mal.

Les mots de cette leçon

Compte rendu: Le texte d'une page qui garde la date, les présents, les décisions, les tâches et la prochaine réunion.
Copie cachée: Le champ d'envoi où les destinataires ne voient pas les adresses des autres ; à utiliser pour tout envoi collectif.
Échéance: La date à laquelle une tâche doit être terminée ; sans elle, la tâche revient de réunion en réunion.
Point resté ouvert: Une question posée mais non tranchée, inscrite comme telle pour être reprise à la séance suivante.
Bilan de projet: Les dix lignes écrites à la fin : ce qui a marché, ce qui a manqué, ce qu'il faudra changer.

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